Manajemen Perkantoran

BAB I                                                                                                      PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya tak terkecuali dalam lembaga pendidikan seperti sekolah. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.

Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespondensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan korespodensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat.

Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak terkontrol. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan memelihara dari segi infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.

B.     Rumusan Masalah

Untuk mempermudah pembahasan, dalam makalah ini penulis merumuskan beberapa masalah, diantaranya:

  1. Syarat-syarat apa sajakah yang harus ada dalam korespondensi atau surat menyurat?
  2. Apa saja yang harus diperhatikan dalam surat menyurat?
  3. Bagaimana sistem penataan arsip?
  4. Bagaimana tahapan dalam penataan arsip?
  5. Bagaimana implementasi korespondensi dan penataan arsip di sekolah?

C.     Tujuan

Makalah ini secara umum bertujuan untuk memberikan wawasan dan pengetahuan kepada pembaca mengenai korespondensi dan penataan arsip. Secara khusus makalah ini bertujuan untuk:

  1. Korespondensi meliputi :
  1. Memberikan pengertian mengenai syarat-syarat dalam surat menyurat.
  2. Memberikan pengetahuan mengenai tujuan surat menyurat.
  3. Memberikan informasi mengenai fungsi dari surat menyurat.
  4. Memberikan pengetahuan dan wawasan mengenai penggolongan surat
  1. Arsip meliputi

1.         Pengertian Arsip

2.         Konsep penataan arsip

3.         Asas penyelenggaraan kearsipan

4.         Tahapan dalam penataan arsip

D.    Metode Penulisan

Metode penulisan dalam penyusunan makalah ini adalah dengan metode studi kepustakaan, yaitu dengan membaca beberapa buku dan artikel dari jurnal-jurnal pada beberapa situs internet yang menjadi bahan rujukan penulis dalam menyusun makalah ini.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Korespondensi

1.  Pengertian Surat-Menyurat

Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita yang berwujud pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktiitas pribadi atau organisasi seperti perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya.

Menurut pendapat Drs. I.G Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran I, menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai cara, antara lain:

  1. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya
  2. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
  3. Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.

Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu pengirim dan penerima. Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua pihak yaitu pengirim dan penerima dengan saling berkiriman surat, maka terjadilah surat-menyurat atau koresponden. Secara sederhana surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya.

2.  Tujuan dan Fungsi Surat-Menyurat

A. Tujuan Surat Menyurat

Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda. Apakah untuk mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, atau hanya memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis surat, yaitu sebagai berikut :

1.    Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain

2.    Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain

3.   Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah pengertian.

Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai pengetahuan dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan surat pun tidak akan tercapai.

Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat dengan baik adalah :

-     Memahami prosedur surat-menyurat

-     Memahami segala permasalahan yang akan ditulis

-     Memahami teknik penulisan surat yang baik

-     Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat

-     Memahami posisi penulis dan penerima surat

B. Fungsi Surat Menyurat

Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut :

a.    Tanda bukti tertulis otentik

surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian, surat kuasa, dan sebagainya.

b.    Pedoman

Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.

c.    Alat pengingat atau berfikir

Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan.

d.    Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.

Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan.

3.  Penggolongan Surat

Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran yang dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu penggolongan surat dapat dibedakan berdasarkan :

1.  Menurut wujud surat

a.  Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.

b. Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi. Memo dan note dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.

c.  Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.

d.  Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat

e.  Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.

f.   Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu identitas, dan sebagainya.

2.  Menurut sifat isinya

a. Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.

b. Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.

3.   Menurut keamanan isinya

a.  Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.

b.  Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang  lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.

c.  Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan.

  1. Menurut proses penyelesaiannya

Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh tanggapan sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu :

a.   Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.

b.  Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera lebih cepat dari surat biasa.

c. Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau prioritas utama.

5.      Menurut kegiatan

a.  Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri

b.  Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.

6.       Menurut sasaran yang dituju

a.  Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.

b.   Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang jumlahnya tidak terbatas.

B.      Arsip

     1.    Pengertian Arsip

“Arsip” berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudrdjo (1982, 157-158), archief dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini:

  • Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
  • Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
  • Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal dari bahasa Latin filum yang berarti tali atau benang. Karena pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai:

  • Semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas
  • Sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok lainnya dalam lemari arsip. Misalnya foreign file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis warkat surat menyurat dengan perseorangan/organisasi di luar negeri
  • Arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip pusat)

Istilah warkat diserap dari kosa kata bahasa Arab, warqat yang artinya surat. Dewasa ini istilah warkat berkembang menjadi setiap lembaran yang berisi keterangan, mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie (1979, 17) memberikan pengertian bahwa warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan. Dalam bahasa Inggris warkat dikenal dengan istilah record.

Sementara itu, menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

  2.  Konsep Penataan Arsip

Dalam UU No. 7/1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah :

a.   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dlam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka kegiatan pemerintah.

b.    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk  corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Penataan arsip (filing) pada hakekatnya adalah proses pengaturan dan penyimpanan arsip secara sistematis,  sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.

3.  Asas-asas Penyelenggaraan Kearsipan

Penyelenggaraan Kearsipan  dilaksanakan dengan berasaskan pada kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal usul (principle of provenance), aturan asli (principle of original order), keamanan dan keselamatan arsip, keprofesionalan SDM kearsipan, keresponsifan, keantisipatifan, kepartisipatifan, partisipasi masyarakat, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas, dan kepentingan umum.

Menurut UU No. 43 Tahun 2009, ada 14 asas kearsipan, yaitu:

     1.    kepastian hukum;

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.

2.     keautentikan dan keterpercayaan;

Penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.

   3.     keutuhan;

Penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.

 4.     asal usul (principle of provenance);

Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.

5.     aturan asli (principle of original order);

Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

 6.     keamanan dan keselamatan;

Asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak.

Asas “keselamatan” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.

7.     keprofesionalan;

Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.

 8.     keresponsifan;

Asas “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.

 9.     keantisipatifan;

Penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.

10.   kepartisipatifan;

Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.

    11.   akuntabilitas;

Penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.

12.   kemanfaatan;

Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakan, berbangsa, dan bernegara.

13.   aksesibilitas;

Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.

14.   kepentingan umum;

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan  tanpa diskriminasi

BAB III                                                                                                         PEMBAHASAN

A.    Syarat Dalam Korespondensi atau Surat Menyurat

Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:

       Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:

1.   Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau  pedoman yang telah ditentukan.

2.   Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.

3.   Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

       Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

       Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia

Untuk  menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:

  1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
  2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
  3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
  4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
  5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
  6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat.

B.     Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Surat Menyurat

Kegiatan menyusun surat bukanlah kegiatan yang mudah artinya diperlukan pengetahuan yang luas tentang sura menyurat serta pengalaman yang cukup. Untuk dapat menulis surat dengan benar, baik dan sempurna disamping faktor bahasan ada juga hal-hal yang harus diperhatikan, yaitu:

○       Bagian surat. Hal ini penting diketahui sebab setiap bagian surat mempunyai arti dan fungsi yang berbeda.

○       Bentuk surat dan teknik pengetikannya.

○       Penyusunan isi surat, yang merupakan bagian terpenting dari sebuah surat. Ini menyangkut bagaimana kita menyusunnya, bahasa yang bagaimana yang sebaiknya kita gunakan.

Bagian Surat dan Fungsinya :

1. Kepala Surat (Heading, Letter Head), dengan fungsinya sebagai:

○       Alat pengenal (Identitas)

○       Alat pemberian Informasi

2. Tanggal surat, befungsi sebagai:

○       Referensi

○       Alat pemberian Informasi

3. Nomor Surat, dengan fungsi sebagai:

○       Alat petunjuk bagi petugas filling

○       Alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu

○       Petunjuk unit asal surat

○       Referensi

○       Lampiran, suatu petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan

4. Perihal, berfungsi sebagai:

○       Referensi

○       Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan

○       Petunjuk bagi petugas filling

 5. Alamat dalam, berfungsi sebagai:

○       Petunjuk bagi petugas filling

○       Petunjuk kemana surat harus disampaikan

○       Alamat Luar, bila menggunakan amplop berjendela

6. Salam Pembuka

Tanda pembicaraan akan dimulai, tudak digunakan dalam surat resmi.

7. Isi Surat

Memberikan uraian pokok dan subyek-subyek lainnya.

8. Salam Penutup, berfungsi sebagai:

Tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak digunakan dalam surat resmi.

9. Nama Jabatan (penutup surat), berfungsi sebagai:

○       Identitas penanggung jawab

○       Petunjuk bagi petugas filling

 10. Initial

Initial adalah kode nama (singkatan nama) pembuatan konsep dan pengetikan. Digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.

11. Tembusan

Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

C. Sistem Penataan Arsip

Kata “sistem” dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan). Ada dua metode pokok untuk menyimpan surat (dokumen, arsip), yaitu:

1. Metode Kearsipan Mendatar

Metode kearsipan mendatar adalah suatu metode kearsipan, dimana dokumen-dokumen yang satu di taruh diatas, sedang yang lain dalamn laci-laci, dan sebagainya. Metode ini mungkin sulit untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan.

2. Metode Kearsipan Vertikal

Metode kearsipan vertikal adalah suatu metode kearsipan, dimana dokumen-dokumen yang satu di taruh di belakang yang lain berdasarkan urutan klasifikasi yang diambil.

Sekarang ini yang banyak digunakan adalah sistem penyimpanan/penataan arsip secara vertikal, namun sistem penataan secara mendatar pun masih ada yang menggunakan untuk tujuan-tujuan tertentu.

Adapun sistem klasifikasi (penggolongan) dalam menata arsip yang merupakan pengelompokkan arsip menurut/ masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya. Tujuan klasifikasi arsip yaitu sebagai sebagai dasar penataan arsip secara sistematis dan efektif. Sedangkan kegunaan klasifikasi arsip, yaitu:

  • Untuk mengelompokan arsip yang urusan/masalahnya sama ke dalam satu berkas.
  • Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
  • Untuk memudahkan menemukan kembali arsip sehingga dapat dicapai  penghematan waktu dan tenaga.

Berikut ini dikemukakan lima macam sistem klasifikasi pengarsipan, yaitu:

1.   Klasifikasi menurut abjad (alphabetical classification)

yaitu berkas-berkas yang berhubungan dengan nama (orang, perusahaan, lembaga, organisasi, dan sebagainya) disusun berdasarkan urutan abjad dari A sampai dengan Z.

2.   Klasifikasi menurut perihal (Subject classification)

yaitu berkas-berkas yang berhubungan dengan masalah dalam kantor dipisah-pisahkan, kemudian diberi kode dalam mengindeks.

Contoh : Kepegawaian

Pengadaan

Pengangkatan

Mutasi

Keuangan

Gaji

Pendapatan

Pajak,dst

3.    Klasifikasi menurut nomor (numerical classification)

yaitu penataan berkas dengan memberikan nomor pada klasifikasi/kelompok masalah tertentu.

4.   Klasifikasi menurut urutan tanggal/urutan waktu (chronological classification)

yaitu penataan arsip berdasarkan urutan tanggal tanggal, bulan, tahun tanpa memperhatikan masalah berkas tersebut.

5.   Klasifikasi menurut wilayah (geograpichal classification)

yaitu penataan arsip berdasarkan nama wilayah (propinsi, kabupaten/kotamadya, kecamatan dan sebagainya).

Kemudian, dalam penataan arsip ini dibutuhkan peralatan dan perlengkapan untuk menata arsip secara rapi. Dalam pemilihan peralatan yang digunakan untuk penataan arsip harus disesuaikan dengan bentuk fisik arsip, serta kebutuhan untuk penemuan kembali. Di dalam menentukan peralatan perlu memperhatikan beberapa hal :

1.   Arsip harus dapat diketemukan dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.

2.   Peralatan yang digunakan harus memperhatikan sifat arsip sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi,arsip rahasia, arsip sangat rahasia dan lain sebagainya.

3.   Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran file arsip.

4.   Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan akumulasi yang tercipta (Boedi Martono, 1992 : 35).

Dari uraian tersebut diatas peralatan yang dapat digunakan adalah sebagai berikut :

1. Guide

Guide atau sekat adalah alat yang digunakan sebagai batas atau petunjuk antara pokok masalah (primer) dengan rinciannya (sekunder dan tersier). (Boedi Martono, 1994 : 38)

2. Folder

Folder adalah map tempat penyimpanan arsip sehingga arsip dapat  terhimpun dalam suatu wadah baik secara seri, rubrik maupun dosier. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol untuk mencantumkan titel dan kode klasifikasi (Kantor Arsip Daerah, 1996 :

3. Filling Cabinet

Filling cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif di dalam susunan sekat dan folder secara vertikal dalam laci-lacinya.  Dimana penyusun selalu mengawali dari laci bagian atas kebawah.

4. Rak Terbuka

Penggunaan rak lebih mudah dibandingkan menggunakan filling cabinet karena tidak perlu membuka laci sebagaimana pada filling cabinet (Boedi Martono, 1992 : 39).

5. Rotary (Alat Penyimpan Berputar)

Alat penyimpana arsip secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembalinya tidak makan tenaga. Keuntungan lain yaitu menghemat tempat dibanding dengan filling cabinet ataupun rak terbuka.

D. Tahapan dalam Penataan Arsip

Agar pekerjaan penataan dapat berjalan lancar, mudah dan tepat, menurut Ig Wursanto (1989 : 177) perlu melakukan beberapa langkah :

1. Memisah-misahkan arsip

2. Meneliti arsip yang akan disimpan

3. Mengklasifikasi

4. Mengindeks

5. Menyiapkan lembar tunjuk silang

6. Menyusun arsip-arsip yang akan disimpan

7. Memasukkan atau menyimpan arsip

Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 64) langkah penataan adalah sebagai berikut :

1. Memeriksa

2. Mengindeks

3. Memberi tanda atau kode

4. Menyortir

5. Meyimpan

Dari sekian prosedur tersebut, dapat diurutkan prosedur/tahapan dalam penataan arsip secara rinci, yakni:

1.penerimaan arsip

2.pemilahan arsip dan non arsip

3.pemberkasan/pengelompokan arsip

4.pendeskripsian

5.manuver kartu deskripsi arsip

6.pemberian nomor definitif pada kartu deskripsi arsip

7.manuver fisik arsip/berkas dan pemberian nomor berkas

8.entry data

9.pembungkusan dan penempatan arsip dalam boks

10.pelabelan boks arsip

11.penataan arsip di rak arsip/roll o pack

12.pembuatan daftar pencarian arsip (membuat indeks atau katalog)

E. Penyimpanan dan Penemuan Kembali Dokumen Kantor

1.     Proses Penyimpanan Surat

Sebelum surat disimpan terlebih dahulu surat tersebut harus :

- Memeriksa kelengkapannya

Surat atau dokumen yang akan disimpan seharusnya diperiksa terlebih dahulu apakah surat itu sudah layak disimpan atau belum.

- Mengindeks

Mengindeks adalah proses penentuan judul dari sebuah surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan.

- Memberi Kode

- Menyortir

Untuk mempermudah penempatan surat dalam tempat penyimpanann sehingga mudah untuk dicari.

- Ditempatkan sesuai dengan sistem yang digunakan (penyimpanan surat)

Dengan adanya proses penyimpanan yang teratur dan baik, surat atau dokumen kantor yang diperlukan atau dibutuhkan kembali dapat ditemukan dengan cepat, karena cukup dengan melihat kode klasifikasi tentang surat yang dibutuhkan dan melihat kartu indeks sesuai dengan sistem yang digunakan.

2.     Proses penemuan kembali surat

Ada prosedur penyimpanan yang dapat dilakukan dengan langkah-langkah :

a. Mencari kartu indeks

b. Melihat pada kartu indeks kode penyimpnannya, kemudia mencari laci kartu indeks setelah ditemukan kode penyimpanannya maka langkah selanjutnya adalah mencari surat dalam map sesuai dengan judul yang dikehendaki.

Untuk menemukan kembali surat, perlu ditunjang oleh beberapa faktor, antara lain sebagai berikut :

- Kesederhanaan, sistem penemuannya yang dipilih harus mudah. Maksudnya agar dapat dengan mudah dimengerti.

- Ketepatan penyimpanan surat, sistem yang disimpan harus tepat cara penyimpanannya berdasarkan sistem yang digunakan sehingga memudahkan untuk penemuan kembali.

- Menjamin Keamanan, surat yang disimpan harus terhindar dari kerusakan pencurian atau bahaya lain.

- Memenuhi Persyaratan Ekonomis, maksudnya penyimpanan yang dilakukan harus memanfaatkan ruangan kantor yang ada serta peralatan dan biaya yang tersedia.

- Penempatan Strategis, tempat penyimpanannya harus mudah dicapai oleh setiap unit, sehingga tidak meemerlukan waktu dan tenaga yang banyak.

- Sistem yang dilakukan harus fleksibel, sehingga dapat dengan mudah dikombinasikan bila ada perubahan untuk penyempurnaan atau perbaikan.

-  Petugas harus memahami pengetahuan yang baik, tentang cara penyimpanan dan penemuan kembali surat.

Penyusutan Arsip

Tidak semua arsip bernilai abadi, sedangkan kemampuan kantor termasuk ruang arsip sangatlah terbatas, untuk itu diperlukan adanya penyusutan. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan jalan:

a.       Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

b.   Memusnahkan (penghapusan) arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

c.     Menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional

Tujuan penyusutan arsip adalah sebagai berikut :

a.    Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja atau sebagai referensi.

b.    Menghemat ruangan, peralat, dan perlengkapan.

c.      Mempercepat penemuan kembali arsip.

d.    Menyelamatkan bahan bukti.

Untuk menyusutkan arsip dibutuhkan jadwal Referensi Arsip atau daftar retensi arsip, yaitu suatu daftar yang berisi tentang jangka waktu simpan  beserta penetapan pemusnahan arsip dan penyimpanan secara permanen. Keguanaan jadual retensi arsip adalah:

a.    kegunaan administratif

1)       Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif.

2)    Memudahkan pencarian arsip aktif.

3)    Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.

Dalam prakteknya, ada beberapa kesalahan umum yag terkadang dilakukan dalam korespondensi dan penataan arsip, yaitu:

a. menggunakan sistem klasifikasi yang salah

b. organisasi yang tidak baik dan perumusan tanggung jawab dan otoritas yang tidak jelas

c. pegawai-pegawai yang tidak cakap dan tidak sesuai

d. tidak ada prosedur kearsipan tertentu

e. tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan atau memusnahkan surat-surat

f. ruang dan perlengkapan tidak cukup untuk tujuan

g. kurang adanya pengawasan terhadap surat-surat yang dipinjam dan dikembalikan.

  F.    Implementasi Korespondensi Dan Penataan Arsip Di Sekolah

Kegiatan surat menyurat dan kearsipan merupakan salah satu aspek kegiatan manajemen yang berfungsi sebagai dokumentasi dan perwujudan dari berbagai kegiatan penyelenggaraan sekolah yang menjadi tanggung jawab pimpinan sekolah. Karena terdapat berbagai macam kegiatan sekolah maka banyak pula bentuk manajemen surat menyurat dan kearsipan yang harus dikerjakan sekolah.

Manajemen surat menyurat dan kearsipan antara lain :

-          Korespondensi/surat-menyurat, dsb.

-          Penyimpanan arsip/dokumentasi.

-          Laporan bulanan/tahunan

-          Daftar statistik, grafik dll.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Organisasi/kantor merupakan suatu badan yang mengurus berbagai macam sumber daya yang terdiri dari beberapa macam untuk mencapai tujuan organisasi. Tentunya amat sangat penting apabila suatu organisasi harus menyimpan arsip-arsip penting secara teratur untuk kelancaran organisasi, dengan arsip-arsip yang teratur maka akan tercipta kelancaran. Dibarengi pula dengan menggunakan teknik pengarsipan juga surat menyurat yang baik akan mempermudah organisasi/kantor untuk melakukan pengecekan. Oleh sebab itu maka organisasi/kantor tanpa kedua itu akan menyebabkan kesulitan dalam mengatur kinerja suatu pekerjaan.

B.    Saran

Untuk menjalankan suatu organisasi/kantor dibutuhkan sumber daya manusia yang cekatan dan terampil dalam mengerjakan pengarsipan dan surat menyurat karena di kedua unsur itu merupakan sarana untuk menyebar luaskan tujuan dan maksud organisasi/kantor dan juga untuk berinteraksi terhadap relasi luar organisasi/kantor. Juga di dalam pengarsipan, pengarsipan merupakan data-data yang harus di simpan oleh suatu organisasi/kantor untuk megingatkan hal apa saja yang sudah di lakukan untuk mendukung suatu kegiatan yang sudah dilaksanakan, hal apa yang terjadi dan sebagainya, Oleh sebab itu pengelolaan kedua unsur tersebut harus dijalankan dengan penuh rasa tanggungjawab.

DAFTAR PUSTAKA

Astini, Tintin. (2004).  Melakukan Prosedur Administrasi. Bandung. CV.ARMICO Indonesia.

Arief, Verdico. (2008). Korespondensi. [Online]. Tersedia: http://www.scribd.com/doc/15892253/Makalah-Korespondensi-Manajemen-Perkantoran  [9 November 2011].

Arda. (2010). Sistem Kearsipan di Indonesia. [Online]. Tersedia: http://arsip.grobogan.go.id.  [14 November 2011].

Moekijat. (1989). Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

Tiningsih, Yulia. (2007). Penataan Arsip. [Online]. Tersedia:

http://www.scribd.com/doc/50927229/makalah-arsip  [9 November 2011].

http://www.duniaarsip.com/peraturan-kearsipan

 

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s